Суть профессии секретаря. Квалификационные требования и уровни карьерной лестницы секретаря. Основные компетенции эффективного секретаря. Имидж секретаря - визитная карточка учреждения. Развитие навыков презентации себя и своего предприятия. Конфиденциальные аспекты в работе секретаря.

Документационное обеспечение деятельности руководителя организации. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу помощника руководителя. Составление и оформление управленческой документации. Организация работы с документами в приемной руководителя. Организация хранения документов в приемной руководителя.

Информационное обеспечение деятельности руководителя организации. Обеспечение руководителя информацией. Содействие созданию системы оптимального информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации. Содействие оптимизации системы информационного взаимодействия руководителя с внешним окружением организациями.

Аналитическая поддержка деятельности руководителя организации. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации.

Укрепление понимания и слаженности совместной работы руководи­теля и его помощника-секретаря. Достижение гармоничного взаимодействия в команде руководителя.

Совершенствование техники общения секретаря руководителя по теле­фону. Планирование и подготовка к телефонной беседе. Правила отве­тов на звонки, фиксация и передача сообщений. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания как основной навык секретаря.  Умение говорить «нет» по телефону, корректное «сворачивание» телефонного разговора.

Репутация фирмы. Культура фирмы и корпоративная этика как лицо организации. Ритуалы, которые приносят деньги. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Умение располагать к себе — основное требование к секретарю, приносящее пользу предприятию.

Развитие профессионально-важных и личных качеств помощника-секретаря ру­ководителя. Согласование индивидуального стиля деятельности по­мощника-секретаря и руководителя. Умение понимать больше, чем сказано. Язык телодвижений. Смысл жестов и поз. Умение «читать» по лицу. Роль дис­танции между собеседниками в деловом общении. Типы дистан­ций при расположении собеседников.

Секретарский стресс-менеджмент. Приемы саморегуляции. Профи­лактика конфликтных ситуаций. Техники снятия эмоционального на­пряжения. Повышение уровня психологической компетентности асси­стента, референта, секретаря. Ведение переговоров, убеждение, установление и со­хранение партнерских отношений. «Трудные люди». Пути преодоления барьеров общения. «Женский фактор» в общении — Отработка приемов выравнивания и снятия напряжения, управления эмоциями.

Деловой этикет и протокол. Особенности делового общения. Субординация, взаимоотношения между сотрудниками. Организация деловых контактов и проведение протокольных мероприятий. Организационные вопросы подготовки переговоров. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Организация бизнес — поездок руководителя.

Тайм-менеджмент. Формирование распорядка дня руководителя, регулирование рабочего расписания. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени.